Externalisez vos recrutements pour réduire les coûts !


Dans l’inconscient de certains dirigeants d’entreprise et recruteurs, il est admis que faire appel à un prestataire spécialisé (Cabinet de recrutement Cabinet de chasse, agence pour l’emploi), coûte cher. Si l’on en croit l’étude publiée par l’APEC, seulement 30% des entreprises françaises font appel à un prestataire externe pour recruter. Et la réalité est très différente entre les grandes entreprises (36%) et les PME (26%).

 

Si on considère le recrutement sous l’angle purement financier, il s’agit d’un investissement au même titre que l’investissement dans les machines, le matériel ou l’immobilier : il s’agit « d’acquérir » les compétences, l’expérience et le savoir-être d’un individu en vue de développer l’activité économique. Or pour les investissements plus les coûts visibles sont minimisés en amont, plus les coûts cachés sont maximisés en aval… Le recrutement n’échappe pas à cette règle.

 

 

Une connaissance toute relative des coûts RH dans une entreprise

 

La fonction RH en entreprise est sans doute celle qui dispose le moins d’indicateurs financiers. Peut-être est-ce lié à la subjectivité de l’objet géré : l’humain. Quand ils existent, ils se limitent encore trop souvent à la masse salariale, au budget formation et au budget recrutement (quand il en existe un). Trop peu d’entreprises font l’exercice sérieusement, avec l’appui du Contrôleur de gestion ou du DAF, de décortiquer le coût complet de leurs process RH. Cette méconnaissance a un impact fort sur la crédibilité des RH, notamment vis-à-vis de la DAF et de la Direction Générale. Et cela limite fortement la capacité de la fonction RH à promouvoir le ROI de ses actions. Cela lui est dommageable au moment où elle est confrontée à de multiples transformations (digitale, organisationnelle, générationnelle…).

 

Dans un contexte économique compliqué, où les transformations et les changements se succèdent à un rythme toujours plus soutenu, la fonction RH ne peut plus faire l’impasse sur la question de ses coûts, de son ROI et de son efficience. Si elle veut continuer à avoir une portée stratégique en entreprise, les RH doivent faire l’effort d’analyser en finesse leurs coûts de fonctionnement, process par process.Et en particulier sur une des activités phare de la fonction : le recrutement.

 

 

Quels sont les coûts du recrutement ?

 

La réponse à cette question simple est relativement compliquée. Les estimations chiffrées vues ça et la peuvent aller du simple au triple. Difficile de donner un chiffre quand les entreprises ont des pratiques très différentes les unes des autres (recrutement par cooptation, recrutement collectif, pratique d’assessment center etc…).

 

Néanmoins, le process de recrutement est une somme de coûts visibles et de coûts invisibles.

 

Parmi les coûts visibles, facilement identifiables, et sans volonté d’être exhaustif, il est possible de citer :

 

  • Le salaire du ou des recruteurs
  • La diffusion d’annonces payantes
  • Les accès aux CVthèques
  • Les accès aux réseaux sociaux
  • La participation à des salons de recrutement
  • La partie « emploi & carrière » du site internet
  • Les logiciels de gestion des candidatures (ATS)
  • Les honoraires des prestataires externes

 

 

Et de coûts invisibles :

 

  • Le temps passé par les managers à recruter
  • Les locaux et matériels mis à disposition (PC, téléphones etc…)
  • La formation des nouveaux embauchés (qui passe souvent sur le budget formation)
  • L’intégration (dont le coût est parfois difficilement calculable)
  • La vacance plus ou moins longue d’un poste
  • Les recrutements qui échouent et doivent être repris

 

Selon l’étude réalisée par ADP, la répartition entre coûts visibles et invisibles seraient la suivante : 37% de coûts visibles et 63% de coûts invisibles.

 

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Découvrez les 35 erreurs faites par tous les recruteurs !

  

 

 

Les enjeux du recrutement

 

Evaluer les coûts sans les mettre en regard des enjeux serait un peu simpliste. Le recrutement est une activité à fort enjeu avec des impacts humains et financiers importants.

 

Les impacts humains concernent en premier lieu le nouvel embauché et d’une façon plus large l’équipe qui l’accueille, son manager, ses clients internes à l’entreprise et ses clients externes. Avec tout ce que cela comporte en matière de changements de l’organisation et des comportements.

 

Les impacts financiers d’un recrutement raté (recrutement se concluant par le départ du nouveau collaborateur dans l’année qui suit son embauche) sont évalués en moyenne entre 18 et 24 mois de salaire chargé (en prenant l’ensemble des coûts de recrutement, les coûts d’intégration, de formation et les salaires versés etc…).

 

Découvrez l’article sur le coût d’un recrutement raté

 

Une fois l’analyse financière réalisée, il est indispensable pour les entreprises de mettre en place un plan de réduction des coûts et de mesure de l’efficience.

 

En quoi externaliser les recrutements permet d’améliorer le ROI du recrutement ?

 

Tout d’abord il est nécessaire de préciser que le recrutement est une activité à risques pour les entreprises : selon la DARES, 36% des CDI sont rompus la 1ère année suivant l’embauche.

 

Dans ce contexte, faire appel à un prestataire peut faire diminuer les risques et les coûts associés (nous disons bien « peut faire diminuer » parce que nous n’avons pas de dogme sur le sujet et les situations sont très diverses sur le sujet).

 

Premièrement, les cabinets de recrutement disposent de collaborateurs formés, dont c’est le métier au quotidien. Ils connaissent le marché de l’emploi, sont rompus aux techniques de sourcing (diffusion d’annonces, recherches de CV sur les CVthèques, approche directe sur les réseaux sociaux ou dans la vie réelle), à l’évaluation des candidats (entretiens, tests de personnalité et prises de référence). Ces collaborateurs ont des réflexes, dont ne disposent pas toujours celles et ceux qui recrutent une fois de temps en temps. Bref recruter, c’est un métier qui ne s’improvise pas !

 

 

Par ailleurs, le recours aux prestataires de recrutement offre une souplesse pour encaisser une augmentation rapide et temporaire des volumes de recrutement. Cette souplesse n’est pas toujours facile à obtenir lorsque l’intégralité du recrutement est internalisé par l’entreprise. Recruter un recruteur en interne prendra entre 1et 4 mois (plus le temps d’intégration etc…), quand faire appel à un prestataire permettra de lancer un recrutement dans un délai de 8 à 15 jours.

 

Les spécialistes du recrutement disposent d’outils et de moyens qui ne sont pas toujours à la portée des entreprises. Parmi les moyens à disposition des cabinets, il convient de citer la diffusion d’annonces sur les sites payants (Cadremploi, Monster, Stepstone…) et l’accès aux CVthèques (Régionjob, CVaden…) qui sont beaucoup plus fréquents pour les cabinets que pour les entreprises. D’ailleurs un petit tour sur les sections « tarifs » de ces sites permet de voir que les tarifs pour les cabinets sont moins élevés que pour les entreprises. C’est normal quand on sait que les cabinets négocient sur des volumes d’achats conséquents. Les cabinets les mieux armés peuvent par ricochet faire bénéficier à leurs clients de cette puissance de négociation.

 

 

Toujours au sujet des outils, certains cabinets utilisent des tests de personnalité et/ou des tests cognitifs qui sécurisent les décisions de recrutement. Là encore, ces outils ne sont pas toujours à la portée des entreprises qui doivent disposer de personnel formé à l’utilisation de ces outils, acquérir les licences etc…Le constat aujourd’hui est relativement simple : 20% des entreprises en France, toutes tailles confondues, utilisent des tests de personnalité (le pourcentage est plus élevé dans les autres pays européens).

Autre élément à prendre en considération : le suivi de l’intégration. Les cabinets de recrutement sérieux font un suivi régulier avec le nouvel embauché et le manager (entre 2 et 3 fois) pendant la période d’essai pour s’assurer que la greffe prend correctement. Et si ce n’est pas le cas, le suivi peut permettre de passer des messages aux uns et aux autres pour essayer de corriger la trajectoire. Ce suivi est fondamental pour s’assurer que la période d’essai sera bien concluante.

 

 

 

Au-delà du suivi de la période d’essai, certains cabinets offrent une garantie de reprise de mission en cas de départ du nouvel embauché au cours de la période d’essai. Il s’agit d’un point très important pour l’entreprise et pour le cabinet qui ont des objectifs alignés. En cas de reprise de mission, l’entreprise ne se trouve pas seule en pleine nature à devoir reprendre le recrutement depuis le début avec tous les coûts associés !  Et pour le cabinet il s’agit d’une incitation forte à faire bien le travail du premier coup, au risque de dégrader significativement la rentabilité de la mission…

 

 

Pour conclure sur le sujet, il est aujourd’hui fondamental que les entreprises analysent de la façon la plus fine possible leurs pratiques et coûts de recrutement pour les benchmarker avec celles des prestataires de recrutement. Quitte pour celles qui auraient des pratiques et des coûts peu ou pas optimisés à déléguer tout ou partie de leur recrutement à des cabinets.

 

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A propos de l'auteur

Benjamin Metzger

Benjamin Metzger


Après un parcours professionnel de 15 en Ressources Humaines dans des PME et des grands groupes, B. Metzger a rejoint le réseau d'experts Perfhomme.

Il dirige le cabinet de recrutement et de conseil RH Perfhomme pour les Alpes.

Au quotidien, il aide les entreprises à développer l'engagement de leurs collaborateurs, pour générer de la performance économique durable.

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