Investissez dans votre process d'intégration


Ces derniers mois, vous avez investi beaucoup de temps, d’énergie et d’argent pour recruter le nouveau collaborateur dont vous avez besoin pour prendre en charge des projets. Il a le diplôme que votre Société recherche, l’expérience et la personnalité qui conviennent. Bref le recrutement est un succès… Encore faut-il transformer l’essai !

Le jour de son embauche commence sa période d’essai. Et aussi surprenant que cela puisse paraître l’essai fonctionne dans les deux sens… En effet, selon une étude de la DARES, 12% des CDI sont rompus au cours de la période d'essai et 16% des recrutés démissionnent dans l'année suivant son embauche.

Une bonne façon de s’assurer que vous avez recruté la bonne personne est d’avoir un process d’intégration formalisé.

  • Qu'est ce qu'un process d'intégration ?

Egalement appelé "onboarding" ou "induction" en anglais, le process d'intégration est le mécanisme par lequel les nouveaux collaborateurs acquièrent les connaissances, les compétences et les comportements adéquats afin de devenir des membres effectifs de l'organisation. Compte tenu de la grande diversité des activités des entreprises, de leur culture, des compétences-clés à détenir, il n'existe pas de modèle universel de process d'intégration.

  • A quoi sert un process d'intégration ?

Le process d'intégration permet de s'assurer que votre Société va bien lui transmettre toutes les informations dont il va avoir besoin pour réussir dans son poste. Et des informations, il va lui en falloir beaucoup pour découvrir en moins de 4 mois votre Société (durée de la période d’essai pour un cadre).

Par ailleurs, un process d’intégration efficace vous permettra aussi de voir rapidement si le nouvel embauché comprend les enjeux de son poste, s’adapte bien à sa nouvelle équipe, à son nouveau Manager, à son nouvel environnement, à la nouvelle culture et in fine à son nouveau poste.

Il va enfin permettre de développer le sentiment d'appartenance du nouvel embauché.

 

  • Comment structurer le process d'intégration ?

Un process d’intégration efficace est un peu comme une fusée à étages :

Préparation de la 1ère journée

Pour le jour de son arrivée, veillez à ce que tous les éléments matériels dont il va avoir besoin soient prêts : PC, téléphone (s), bureau, badge(s), accès informatiques (soyez exhaustifs), véhicule de fonction, carte affaires… Votre nouvel embauché se sentira attendu et le message que vous lui adresserez sera : « Dans l’attente de ton arrivée, nous avons préparé le matériel dont tu vas avoir besoin très rapidement ».

A contrario, rien de pire, pour un personne travaillant exlusivement sur informatique qu’un PC donné au bout de 2 semaines de présence… Le message adressé au collaborateur pourrait se résumer ainsi : "nous avons dépensé beaucoup d'argent et d'énergie, mais tu ne travailleras que dans 2 semaines". Sans compter le temps perdu pour l'évaluation de la période d'essai. Malheureusement, il s'agit d'une situation souvent vue et personnellement vécue !

Prévenez les différentes personnes avec qui il va être en contact : collègues, clients internes, clients externes etc… Un affichage ou un mail collectif est souvent assez efficace.

Préparez tous les documents dont il va avoir besoin : règlement intérieur (ce n’est pas très drôle mais cela va s’appliquer à lui), consignes de sécurité, horaires de travail, journal interne, procédures, organigrammes, PV de CE, annuaire interne, livret d’accueil etc…

Inscrivez-le à la visite médicale d’embauche…

Inscrivez-le à toutes les formations internes et externes auxquelles il va participer pendant son intégration.

Prenez des rendez-vous avec les clients internes / externes et collègues qu’il devra rencontrer pour faire connaissance et découvrir le rôle de chacun.

Et le plus important : fixez des objectifs à la période d’essai !

 

Le jour de son arrivée

Assurez vous d’être présent si vous êtes son manager, ou que le manager soit présent et disponible le 1er jour ! Prévoyez un moment (15-30 mn)  autour d’un café avec l’équipe pour faire connaissance rapidement.

Un tour rapide des bâtiments lui permettra de commencer à se repérer et permettra de le présenter à ses futurs collègues et clients internes. Il est indispensable de lui montrer tous les endroits dans lesquels il devra aller (locaux professionnels, salles de repos, cantine, WC…). Les consignes d’évacuations doivent lui être communiquées et n’oubliez pas de lui montrer la sortie de secours la plus proche de son bureau.

Remettez lui le livret d'accueil s'il existe ainsi que plusieurs exemplaires de journaux internes

Prévoyez de déjeuner avec lui (et l’équipe si possible) pour partager un moment convivial.

Présentez lui le planning de son intégration, dates et contenu des formations, dates des rendez vous internes / externes etc…

Partagez avec lui les objectifs de la période d’essai.

Gardez à l’esprit qu’un nouvel embauché se souvient pendant de très nombreuses années de la façon dont il a été accueilli le premier jour dans une société ! Vous n’aurez pas 2 fois la chance de faire une première bonne impression.

 

Les jours et semaines suivants

Assurez vous de manière régulière que son intégration se passe bien. Demandez lui régulièrement de vous dire où il en est, s’il dispose de toutes les informations dont il a besoin, si son intégration dans l’équipe est bonne ou pas.

Quand une personne intégre une nouvelle société, elle ne la connait pas et porte un regard neuf sur son activité (ou pas s'il vient du secteur d'activité) son fonctionnement et sa culture. Vous, qui en êtes salarié depuis des années, n'êtes plus surpris par les aspects positifs et négatifs de l'entreprise. Profitez de ce regard neuf pour prendre un peu de hauteur. Demandez à vos nouveaux embauchés de vous faire un rapport d'étonnement. L'idéal, pour les postes de management inermédiaire, étant de le faire en présence du Comité de Direction, pour capitaliser au maximum. L'article intitulé "Le recrutement et après" paru sur le blog Management RH détaille son fonctionnement et ses enjeux. Et surtout, ne prenez pas mal les critiques et observations qui peuvent être formulées. Ce sont autant de chances de prendre conscience et de changer les choses.

Vous pouvez également mettre en place un système de tutorat pour accompagner les nouvelles recrues et leur permettre de poser leurs questions à une personne expérimentée dans l'entreprise et qui saura répondre avec la bienveillance requise.

Certaines entreprises mettent en place des journées d'accueil pour présenter les différentes activités et départements de l'entreprise. Ces journées peuvent être animées par des managers ou les membres du codir selon l'angle et l'importance que revêt cette journée. A titre personnel, dans une multinationale de 10 000 personnes, j'avais été très surpris de rencontrer les membres du Comité de Direction qui s'étaient succédés à tour de rôle pour présenter l'entreprise, son organisation et sa stratégie. 

 

La fin de la période d’essai

 

Prévoyez un entretien de fin de période d’essai. Il vous permettra de savoir comment l’intégration du nouvel embauché se passe pour lui et vous permettra de lui faire un feedback sur son travail et son comportement.

Un process d’intégration formalisé est un gage de réussite de la greffe et de la passation de la période d’essai. Il permet de mettre le nouveau collaborateur sur des bons rails directement.

Une bonne pratique consiste à créer et utiliser des check-list pour s'assurer que toutes les étapes sont bien respectées.

Enfin le must consiste à faire évaluer votre process d'intégration par vos nouveaux embauchés, pour recueillir leur avis et leurs propositions d'amélioration. 

 

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A propos de l'auteur

Benjamin Metzger

Benjamin Metzger


Après un parcours professionnel de 15 en Ressources Humaines dans des PME et des grands groupes, B. Metzger a rejoint le réseau d'experts Perfhomme.

Il dirige le cabinet de recrutement et de conseil RH Perfhomme pour les Alpes.

Au quotidien, il aide les entreprises à développer l'engagement de leurs collaborateurs, pour générer de la performance économique durable.


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